Le 31 janvier 2025, la CNIL a mis à jour sa fiche intitulée « Le droit d’accès des salariés à leurs données et aux courriers professionnels ». Les demandes de salariés auprès des directions RH dans un contexte précontentieux fleurissent de plus en plus sur le fondement de l’article 15 du RGPD.

UN DROIT D’ACCES ILLIMITE POUR LE SALARIE ?

Selon la CNIL, le droit d’accès porte uniquement sur les données personnelles du salarié contenues dans les documents, et non sur l’accès aux documents eux-mêmes.

Par conséquent, lorsque la demande porte sur des courriels, l’employeur n’a pas l’obligation de donner au salarié la copie des courriels, son obligation étant de donner accès aux données personnelles du salarié contenues dans ces correspondances.

L’employeur peut naturellement remettre au salarié une copie des courriels, ce qui apparait comme la solution la plus simple. Dans ce cas, il est néanmoins recommandé de s’assurer que l’envoi d’une copie de ces courriels ne porte pas atteinte aux droits des tiers.

Mais, plutôt que de remettre au salarié une copie de ses courriels, la CNIL précise que l’employeur peut répondre par l’envoi d’un tableau mentionnant les métadonnées (horodatage, destinataires …) et les données personnelles contenues dans ces courriels.

Le droit d’accès aux données personnelles contenues dans les courriels professionnels n’est donc pas un droit d’accès aux courriels eux-mêmes.

UNE METHODOLOGIE ACCESSIBLE VIA LE SITE DE LA CNIL

La CNIL propose une méthode pratique permettant d’éviter aux entreprises une longue analyse, message par message, de ce qui peut être communiqué en réponse à la demande du salarié. L’objectif est de chercher à concilier le droit d’accès du salarié avec les droits des tiers (secret des affaires, propriété intellectuelle, droit à la vie privée, secret des correspondances, etc.) lesquels peuvent restreindre les données accessibles ou communicables.

BLOHORN AVOCATS se tient à votre disposition pour vous accompagner dans ces différentes démarches afin de sécuriser les pratiques.